家族が死亡したら会社へどう連絡する？忌引きの電話マナーやメール文例を専門家が解説
大切な家族が亡くなった直後は、深い悲しみと葬儀の準備で心身ともに余裕がなくなるものです。しかし、社会人として避けて通れないのが勤務先への連絡です。会社への報告は、自身の忌引き休暇の申請だけでなく、業務の引き継ぎや福利厚生の手続きにも関わる重要なステップです。焦りや不安の中で、何をどの順番で伝えればよいのか、マナー違反にならないためにはどうすべきかと悩む方も少なくありません。この記事では、家族が死亡した際に会社へ連絡する際の適切なタイミングや伝えるべき内容、電話やメールでそのまま使える文例までを専門家の視点で詳しく解説します。
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家族の逝去を会社へ連絡する際の優先順位と適切なタイミング
会社への連絡は、あなたが心置きなく故人を送り出すための**「休暇の確保」と、「業務の穴埋め」**を依頼するための大切なステップです。
1. 連絡の優先順位と伝えるべき内容
| 優先順位 | 連絡先 | 伝えるべき内容 |
| 最優先 | 直属の上司 | 逝去の事実、本日から（または明日から）休む旨。 |
| 第2優先 | 総務・人事部 | 忌引き休暇の申請、弔慰金・社葬等の社内規定の確認。 |
| 第3優先 | 同僚・関係者 | 進行中の急ぎ案件の引き継ぎ・依頼。 |
2. 相手別の連絡ポイント
■ 直属の上司への第一報（スピード重視）
上司はあなたの業務を調整し、チーム全体を動かす権限を持っています。
- タイミング: 深夜・早朝でも、まずは「最短」で伝えるのが基本です。ただし、早朝すぎる場合は先にチャットやメールで一報を入れ、始業時刻に改めて電話を入れるのがスマートです。
- ポイント: 「誰が」「いつ」亡くなったか、そして「いつから休むか」の3点を簡潔に伝えます。
■ 総務・人事担当者への報告（事務手続き）
忌引き休暇や慶弔見舞金の手続きを行う窓口です。
- 確認事項: 続柄による休暇日数の確認、会社名義での供花や弔電を出すかどうかの確認（家族葬の場合は辞退の旨を伝えます）。
- 重要: 社会保険や扶養家族の変更など、後日必要な手続きについても軽く指示を仰いでおくと安心です。
■ 取引先や社外関係者（上司と相談）
社外への連絡は、「誰が代わりに行うか」を必ず上司に仰いでください。
- ポイント: 原則として上司や同僚が代理で連絡し、プロジェクトの遅延や欠席をフォローするのが組織としての対応です。自分から個別に連絡して混乱を招かないよう注意しましょう。
3. 会社に伝えるべき5つの基本項目
連絡する際、以下の内容をメモしておくとスムーズです。
- 故人との続柄（忌引き日数の基準になります）
- 逝去日
- 通夜・葬儀の日程と場所（決まり次第でOK）
- 香典・供花・弔電・参列の受け入れ可否（家族葬なら「固く辞退する」旨を伝える）
- 緊急時の連絡先
4. 会社への第一報：電話での話し方例
「お疲れ様です。〇〇（自分の名前）です。早朝に失礼いたします。
先ほど家族（父〇〇など）が逝去いたしました。
本日から葬儀対応のため、数日間お休みをいただきたくご連絡しました。
詳細が決まりましたら改めてご連絡いたします。急ぎの案件は〇〇さんに引き継ぎをお願いできればと思います。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
突然の出来事に、仕事のことが気になって申し訳なさを感じるかもしれませんが、今は「故人を送ること」に専念して良い時です。
詳細な手続きや引き継ぎは、後から同僚や上司が必ずフォローしてくれます。まずは直属の上司にだけ確実に伝え、「休むための筋道」を通す。それだけで会社人としての責任は十分果たせています。
決して無理をして出社しようとせず、ご自身の心を大切にしてくださいね。
状況に合わせた会社への連絡手段とマナーの使い分け
連絡手段を使い分けることで、報告の漏れを防ぎ、会社側もスムーズにバックアップ体制を整えることができます。
1. 連絡手段のメリット・デメリット比較表
| 連絡手段 | 特徴・メリット | 注意点・デメリット |
| 電話 | 緊急性が最も伝わる。声のトーンで状況の深刻さを共有できる。 | 相手の時間を奪う。聞き間違いやメモ漏れの恐れがある。 |
| メール | 日時や場所を正確に記録できる。後で何度でも見返せる。 | 即時性に欠ける。メールが埋もれて見落とされるリスクがある。 |
| チャット | 迅速かつ手軽。既読で「伝わったこと」が確認できる。 | フォーマルさに欠ける。職場によっては「マナー違反」とされる。 |
2. 失敗しないための「連絡ステップ」
もっとも確実で、上司からの信頼も得やすいステップは以下の通りです。
STEP1：直属の上司へ「電話」で第一報
「今日（明日）から休む」という緊急事態を伝えるには電話が最適です。
- ポイント: 不在の場合は、伝言を頼むか「取り急ぎメールをお送りします」と伝え、長時間放置しないようにします。
STEP2：詳細を「メール」で追記する
葬儀の日程や場所、緊急連絡先など、「形に残すべき情報」はメールで送ります。
- ポイント: 上司がそのまま総務やチームメンバーに転送できるような内容にすると、会社側の事務処理がスムーズになります。
■ チャットツール（Slack/Teams/LINE等）の扱い
普段からチャットで業務を行っている場合は、「第一報の補助」として有効です。
- 使い方: 「家族に不幸があり、今から病院（または警察）へ向かいます。詳細は後ほど電話・メールいたします」といった速報として活用しましょう。
3. 【重要】連絡時に配慮すべき「相手の状況」
- 時間帯への配慮: 深夜や早朝の場合は、まずチャットやメールで一報を入れ、始業前の適切なタイミング（午前8時〜9時頃など）に電話を入れるのがスマートです。
- 代行の依頼: 精神的に電話が難しい状態であれば、配偶者や兄弟など、別の親族から連絡してもらうこともマナー違反ではありません。
4. 連絡手段の使い分け・早見表
| 状況 | 最適な手段 | 理由 |
| 夜中・早朝に逝去 | チャット・メール ＋ 始業前に電話 | 相手の睡眠を邪魔せず、かつ確実に伝えるため。 |
| 勤務時間中に急報 | 電話 | 即座に代わりの要員を配置してもらう必要があるため。 |
| 葬儀日程が決まった | メール | 場所や時間の聞き間違いを防ぐため。 |
「チャットで済ませたい」という気持ちもわかりますが、大切な家族の逝去という重大な報告において、電話は「声で状況を伝える」という強力な力を持っています。
上司もあなたの声を聞くことで、「これは大変だ、しっかりサポートしよう」という気持ちになりやすいものです。
まずは電話で「休むこと」を伝え、詳細はメールで「正確な情報」を残す。この2段構えを基本にすれば、どんな職場でも失礼になることはありません。落ち着いて対応してくださいね。
職場への報告で伝えるべき内容と確認すべき事務手続き
会社側は、あなたの報告を受けて「業務の調整（誰が代わりをやるか）」と「福利厚生の手続き（慶弔金や弔電の手配）」を同時にスタートさせます。
1. 必ず伝えるべき5つの基本情報
- 故人との続柄
- 忌引き休暇の「日数」を確定させるために必須です（例：実父母は5日、配偶者は10日など）。
- 逝去日
- 休暇の「起算日」を確認するために必要です。
- 通夜・葬儀の日程と場所
- 会社が弔電や供花を手配するために必要です。詳細が未定なら「決まり次第伝えます」で構いません。
- 忌引き休暇の希望期間
- 具体的な「出勤予定日」を伝えます。遠方への帰省が必要な場合は、移動日も含めて相談しましょう。
- 休暇中の緊急連絡先
- 基本は携帯電話番号ですが、「葬儀中は出られないため、メールやチャットで」と指定しておくとスムーズです。
2. 【重要】会社側への「辞退」の意思表示
最近は家族葬が増えているため、会社がどこまで関与すべきか迷うケースが多いです。以下の意向をはっきり伝えましょう。
- 参列の辞退: 「家族のみで執り行いますので、ご参列はご遠慮させていただきます」
- 香典・供花の辞退: 「故人の遺志により、ご厚志（香典や供花）は謹んで辞退申し上げます」
- 周知の制限: 「静かに送りたいので、他部署への公表は控えていただけますか」
3. 確認すべき事務手続きのポイント
休暇中にバタバタしないよう、一報を入れる際（または落ち着いた直後）に以下の点を聞いておくと安心です。
- 証明書類の必要性: 忌引き休暇の申請に「会葬礼状」や「死亡診断書のコピー」が必要かどうか。
- 慶弔見舞金の手続き: 会社から支給される見舞金のために、別途書類（振込先など）が必要か。
- 扶養家族の変更: 亡くなった方があなたの扶養に入っていた場合、健康保険などの手続きが必要になります。
4. 会社への連絡・項目別テンプレート（メモ用）
| 項目 | 記入欄 |
| 続柄 | （例：父、義母など） |
| 出勤予定日 | 〇月〇日（〇曜日）より出勤いたします |
| 葬儀場所 | （例：〇〇斎場、住所、電話番号） |
| 辞退の有無 | 参列・香典・弔電を（ 受ける ・ すべて辞退する ） |
| 引き継ぎ事項 | 〇〇の件は、PCの〇〇フォルダに入っています |
会社への連絡で最も忘れがち、かつ重要なのが「香典や参列の辞退に関する意向」です。
日本の会社文化では、報告を受けると「すぐに弔電や供花の手配を！」と動くのが通例です。家族葬などでこれらを辞退したい場合、最初の電話で伝えないと、会社側は良かれと思って手配を済ませてしまいます。
後から「実はいりませんでした」とお断りするのは、かえって角が立つこともあります。最初の段階で「方針」を伝えておくこと。これが、あなたと会社の双方にとって最もスマートで優しい対応になりますよ。
会社への死亡連絡テンプレート・文例集
1. 電話で伝える場合のトークスクリプト（上司向け）
電話では「誰が亡くなったか」「今日から休むこと」の2点をまず伝え、詳細は後でメールすることを添えるとスムーズです。
【基本の話し方】
「お疲れ様です、〇〇（自分の名前）です。早朝（夜分）に恐れ入ります。
実は、[昨日/昨夜]、[父/母/親族]が急逝いたしました。
つきましては、大変申し訳ございませんが、本日より忌引き休暇をいただきたくご連絡いたしました。
葬儀の日程など詳細は決まり次第、改めてメール等でご連絡いたしますが、まずは取り急ぎお電話にて失礼いたします。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。」
2. メールで報告する場合の文面（基本編）
情報の漏れを防ぐため、箇条書きを活用します。
件名：【緊急】忌引き休暇の取得について（氏名）
〇〇部長（または上司の名字 役職）
お疲れ様です、〇〇です。
私事で大変恐縮ですが、[実父/実母]が逝去いたしましたため、下記の通り忌引き休暇をいただきたく報告申し上げます。
急な不在で多大なるご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
1. 欠勤期間： [〇月〇日（曜）] 〜 [〇月〇日（曜）]
2. 葬儀日程：（※未定の場合は「決定次第追ってご連絡します」）
通夜：[〇月〇日 18時〜]
葬儀：[〇月〇日 11時〜]
3. 斎場場所： [〇〇斎場（住所：〇〇県〇〇市…）]
4. 緊急連絡先： [090-XXXX-XXXX]
休暇中の業務については、[〇〇さん]に引き継ぎ（または対応を依頼）しております。
以上、よろしくお願いいたします。
3. 家族葬で、参列や香典を辞退する場合のメール
会社側の「何か手配すべきか」という迷いを払拭するための文面です。
件名：【報告】親族の逝去に伴う忌引き休暇について（氏名）
〇〇課長
お疲れ様です、〇〇です。
[祖父/祖母]の逝去に伴い、以下の期間、休暇をいただきたく存じます。
・休暇期間： [〇月〇日] 〜 [〇月〇日]
・出勤予定： [〇月〇日]
なお、故人の遺志により、葬儀は近親者のみの家族葬にて執り行います。
つきましては、誠に勝手ながら御香典、御供花、ご参列などのご厚志は固く辞退させていただきます。
静かに見送りたいという遺族の意向をご理解いただけますと幸いです。
不在の間、ご不便をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。
4. 状況別・言葉の置き換えガイド
| 伝えたいこと | おすすめの表現 |
| 香典などを断る | 「ご厚志の儀は謹んで辞退申し上げます」 |
| 場所を知らせない | 「場所の詳細は控えさせていただきます」 |
| 出勤日を調整中 | 「〇日以降の出勤を予定しておりますが、確定しだい改めてご連絡します」 |
| 上司への感謝 | 「急なことで申し訳ありません。お取り計らいに感謝いたします」 |
文面を完璧にしようと悩む必要はありません。箇条書きで「事実」と「期間」が書いてあれば、会社側は十分に動くことができます。
言葉が少し足りないかもしれないと不安になっても、大丈夫です。会社の方々も今のあなたの状況を察し、温かくフォローしてくれます。
正確に情報を送ること自体が、あなたにとって最も大きな「仕事」の一つです。送信ボタンを押したら、あとは故人との最後の大切な時間に集中してくださいね。
会社関係者の参列・香典・供花への適切な対応
会社からの打診があった際、どのように判断し、対応すべきかを整理しました。
1. 「福利厚生」と「個人的な弔意」を区別する
会社からの申し出には、大きく分けて2つのパターンがあります。
- 会社・代表者名義のもの:慶弔規定（会社のルール）に基づき、機械的に手配されることが多いです。これらは「会社の経費」であり、香典返しが不要なケースも多いため、基本的には受け取っても問題ありません。
- 同僚・有志一同のもの:同僚たちが自腹で出し合ってくれるものです。こちらは「個人的な親愛の情」が強いため、受け取った場合は四十九日明けなどに返礼（香典返し）が必要になります。
2. 香典・供花を辞退する場合の伝え方
家族葬などで辞退を決めている場合は、相手が手配を始める前に、「理由」と「感謝」をセットで伝えます。
- 伝え方の例:「お気遣いいただき大変恐縮ですが、故人の強い遺志により、ご香典やご供花などは謹んで辞退させていただいております。お気持ちだけありがたく頂戴いたします。」
- 注意点:「会社としての規定なので、どうしても送らせてほしい」と言われた場合は、無理に固辞し続けるとかえって相手の手を煩わせることになります。その場合は「お心遣いに甘えさせていただきます」と柔軟に受け入れるのが大人の対応です。
3. 弔電や供花の「受け入れ」がもたらす安心感
葬儀を行う場合、会社名義の弔電や供花を並べることには、以下のような意味もあります。
- 故人の歩みの証明: 社会的なつながりがあったことを示し、参列した親族への安心感に繋がります。
- 職場への礼儀: 会社側にとっても「社員の家族を大切にしている」という姿勢を示す機会になります。
4. 会社からの弔意への対応一覧表
| 項目 | 受け入れの判断 | 返礼（香典返し）の有無 |
| 会社名義の香典 | 原則として受ける | 不要（福利厚生のため） |
| 会社名義の供花 | 飾るスペースがあれば受ける | お礼の言葉だけで良いことが多い |
| 有志一同の香典 | 辞退していなければ受ける | 必要（1/3〜半返しが目安） |
| 慶弔見舞金 | 必ず受け取る | 不要（会社の制度のため） |
最も混同しやすいのが「慶弔見舞金」です。これは会社からあなたに支給される手当のようなもので、香典とは性質が異なります。
たとえ「香典を辞退」していても、この見舞金を受け取ることはマナー違反ではありませんし、お返しを気にする必要もありません。
復帰後に総務担当者から手続きの案内があった際は、「ありがとうございます」と素直に書類を提出してくださいね。それが一番スマートな対応ですよ。
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家族が死亡した際の会社への連絡に関するよくある質問
家族が亡くなった際、多くの人が直面する疑問や不安について回答します。
いつまでに連絡をすればいいですか
可能な限り、亡くなった直後か、翌朝の始業前までには連絡を入れましょう。業務の調整が必要なため、あなたが休むという事実をいち早く伝えることが最優先です。葬儀の詳細が決まってから連絡しようとすると遅れが出てしまうため、まずは「休むこと」だけを伝えてください。
パートやアルバイトでも連絡は必要ですか
はい、雇用形態に関わらず必ず連絡が必要です。シフト制の場合は代わりの人員を探す必要があるため、正社員以上に早急な連絡が求められることもあります。また、パートタイマーであっても就業規則によって忌引き休暇（有給または無給）が設定されている場合がありますので、確認してみましょう。
派遣社員の場合は誰に連絡すればいいですか
派遣社員の方は、まず「派遣元（登録している派遣会社）」の担当者に連絡してください。その上で、派遣元の指示に従って「派遣先（実際に働いている職場）」の上司に連絡を入れます。二箇所への連絡が必要になるため、失念しないよう注意しましょう。
忌引き休暇は有給休暇とは別物ですか
多くの会社では、忌引き休暇は「特別休暇」として有給休暇とは別に設けられています。ただし、法律で義務付けられているわけではないため、会社によっては有給休暇を消化する形になる場合もあります。これは会社の就業規則によりますので、総務担当者に確認するのが最も確実です。
復帰する際に持っていくべきものはありますか
一般的には、会葬礼状（葬儀の案内状や礼状）のコピーを提出することで、忌引きの証明とする会社が多いです。最近は葬儀を行わない直葬などのケースもあるため、その場合は死亡診断書のコピーなどで代用することもあります。また、職場へのお礼として、日持ちのする個包装の菓子折りを持っていくと、復帰後の挨拶がスムーズになります。
いざという時に就業規則を確認するのは大変です。もし余裕があるなら、普段から会社の慶弔規定をチラッと見ておくだけでも、万が一の際の安心感が違います。分からないことはプロや周囲に頼りながら、一歩ずつ進めていきましょう。
まとめ
家族が死亡した際の会社への連絡は、早急かつ誠実に行うことが大切です。
まずは直属の上司へ電話で一報を入れ、その後メール等で詳細を共有することで、業務への影響を最小限に抑えつつ、あなた自身の弔いの時間を確保することができます。
ニコニコ終活では、葬儀の準備だけでなく、こうした職場への対応や死後の事務手続きに関するお悩みにも寄り添います。
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